В этой статье на примере отчета по маржинальной (валовой) прибыли, который является важным для любой фирмы, приводится один из вариантов комплексной настройки системы для получения информации по заданным выше вопросам.

Статья состоит из двух частей: в первой части описывается логическая часть настройки, т.е. как и почему надо настроить план счетов, финансовые аналитики, а во второй части объясняются некоторые технические стороны настройки финансовых отчетов, которые, по нашему мнению, недостаточно описаны в документации, либо не совсем ясно переведены.

Оськина Ольга, olga_oskina@rabota-na-rezultat.ru.

Финансовые отчеты

Финансовые отчеты являются неотъемлемой частью управленческого учета. Нас интересует не просто правильно учтенная информация, но и информация, которая поможет ответить на вопросы и принять правильное управленческое решение. А таких вопросов может быть множество: по какой группе товаров получена наибольшая прибыль, какова динамика прибыли по группам товаров, по группам клиентов, какова динамика изменения себестоимости товаров, какое подразделение обеспечивает наибольшую прибыль фирме и т.д.

Для того чтобы иметь ответы на эти и многие другие вопросы необходимо уметь не только технически правильно настроить финансовые отчеты, но и увязать их настройку с настройкой плана счетов и финансовых аналитик.

В этой статье на примере отчета по маржинальной (валовой) прибыли, который является важным для любой фирмы, приводится один из вариантов комплексной настройки системы для получения информации по заданным выше вопросам.

Статья состоит из двух частей: в первой части описывается логическая часть настройки, т.е. как и почему надо настроить в плане счетов, как и почему надо настроить финансовые аналитики, а во второй части объясняются некоторые технические стороны настройки финансовых отчетов, которые, по нашему мнению, недостаточно описаны в документации, либо не совсем ясно переведены.

Для демонстрации возможностей настройки приведем три отчета..

 

Примеры отчетов

Валовая прибыль по отделам с разбивкой по группам товаров

Анализ информация, представленной в данном отчете, позволяет ответить на такие вопросы: какие группы товаров и какие отделы обеспечивают наибольшую маржинальную прибыль, какова доля различных групп товаров в валовом доходе, в себестоимости и в маржинальной прибыли?

С чисто технической точки зрения в данном отчете демонстрируется возможность использования аналитик в столбцах и строках таблицы.

 

Валовая прибыль по отделам с разбивкой по группам клиентов

Этот отчет по структуре совпадает с предыдущим, но разбивка по группам клиентов производится только в строке Валовая (маржинальная) прибыль. Разбивку по аналитике можно получить при помощи параметров вывода (уровни).

 

Валовая прибыль по периодам с разбивкой по группам клиентов

В данном отчете приведена динамика изменения маржинальной прибыли и ее структуры по группам клиентов.

Для построения всех этих отчетов используется одна и та же (по структуре) первичная информация. Дополнительно можно построить и отчеты, которые представляют матрицу из групп клиентов, групп товаров, отделов и т.д.

 

Настройка финансовых аналитик

Очевидно, что для получения данных отчетов основная нагрузка в настройке ложится на финансовые аналитики. Для получения представленных отчетов в настройке задействовано три базовые финансовые аналитики: Отдел, Центр затрат и Цель. Первая аналитика используется по назначению, вторая – для группы товаров, третья – для групп клиентов.

Для автоматизации заполнения этих аналитики в журналах (закупка, продажа, складские проводки) необходимо заполнить аналитику Цель (группу клиентов) по каждому клиенту и аналитику Центр затрат (номенклатурную группу) по каждой номенклатуре. Аналитика Отдел заполняется вручную при создании заказа. Группа клиентов и Группа номенклатуры переносятся из соответствующих справочников при выборе клиента в заказе и при заполнении спецификации заказа. При создании накладной эти аналитики переносятся в бухгалтерские счета по следующей схеме:

90.1, 90.2, 41 – значения всех трех аналитик,
62 – значение аналитики Отдел и аналитики Цель (группа клиентов).

 

Преимущества использования финансовых аналитик

Какие мы имеем преимущества, настраивая аналитический учет без использования субсчетов?

Во-первых, финансовые аналитики можно использовать как в строках, так и в столбцах отчета и соответственно представлять одну и ту же информацию либо в строках, либо в столбцах таблицы. Причем в столбцах информацию по разным аналитикам можно агрегировать.

Во-вторых, при появлении новой группы номенклатуры или группы клиентов достаточно заполнить соответствующую финансовую аналитику при вводе нового клиента или новой товарной позиции в номенклатурном справочнике, что является достаточно естественным.

В-третьих, можно управлять выводом информации по аналитикам в разных строках отчета, т.е. если в одних строках отчета информация по аналитикам актуальна, а в других нет, то эти строки относятся к разным уровням и, манипулируя уровнями при выводе отчета, можно получать различную детализацию информации.

Из вышесказанного становится очевидным, что настраивать аналитический учет, основой которого является план счетов, надо думать не только о разбивке бухгалтерского счета на субсчета, но и как, и какие финансовые отчеты можно построить при этой настройке..

 

Некоторые пояснения к настройкам финансовых отчетов

Большинство параметров настройки достаточно очевидны и хорошо описаны в документации, поэтому обратим внимание только на следующие моменты:

  • Использование итоговых счетов в настройке строк отчетов
  • Настройка уровней вывода аналитик по строкам
  • Использование базового счета при настройке колонок
  • Использование аналитик в колонках

 

Настройка строк отчета

Настройка строк отчетов не представляет никакого труда. Приведенные выше отчеты построены на итоговых счетах без определения бухгалтерского счета в колонке «Бухг. счет». Диапазон бухгалтерских счетов вносится в форму, которая появляется при нажатии кнопки Итоги. Если используется итоговый счет из плана счетов, то в форме отображаются счета из плана счетов (в плане счетов и строках финансовых отчетов используется одна и та же таблица - LedgerTableInterval). Таким образом, названия строк отчетов могут быть произвольными, т.е. не связываться с названиями счетов и строки отчетов могут формироваться по произвльному диапазону счетов.

При формировании отчета можно управлять уровнями вывода аналитик (см. отчет Валовая прибыль по отделам с разбивкой по группам клиентов), задавая диапазон уровней. Строки, которым присвоен уровень меньше 2, не будут разворачиваться по аналитикам.

 

 

Настройка колонок отчета

Список отчетов настраивается в форме Финансовые отчеты. Каждая строка (финансовый отчет) связывается со списком строк и списком колонок. Тип данных в колонке определяется полем Поле для колонки. Существуют три основных типов данных.

  1. Все обороты (сальдо) по счету (счетам) независимо в какой валюте они сделаны могут быть приведены к основной валюте (значения поля – Текущий, Бюджет, Прогноз движения средств).
  2. Можно произвести выбор только тех оборотов (сальдо), которые сделаны в заданной валюте (значения поля - Текущая валюта, Валюта бюджета, Прогноз движения валюты).
  3. И, наконец, обороты (сальдо) в заданной валюте могут быть приведены к первичной валюте (значения поля - Текущая стандартная валюта, Стандартная валюта бюджета, Прогноз движения стандартной валюты).

Остальные типы колонок достаточно очевидны. Базовый счет используется во всех отчетах (6-ая колонка) и служит для определения структуры данных по строкам отчета. В приведенных выше отчетах он служит для определения структуры относительно валового дохода. Данные в колонках (6-ая колонка) можно выбрать по значениям аналитик, определив аналитику из списка значений, либо задав диапазон значений, например, Отдел1..Отдел4 (в последнем случае данные по заданному диапазону суммируются). Использование диапазона аналитик позволяет создать многоуровневую иерархию при выводе данных, например, номенклатурных групп.

 

Что хотелось бы иметь в финансовых отчетах дополнительно?

При настройке финансовых отчетов постоянно возникает желание добавить совсем немного функций, чтобы значительно улучшить отчеты. Есть фильтрация по аналитикам в столбцах, а почему бы не добавить аналогичную возможность для строк? Всегда печатаются значения периодов, аналитик, а почему бы не управлять этим?

Есть уровни для вывода аналитик в строках, а почему для самих строк тоже не иметь уровни? Есть шрифты для строк, а для названий колонок нет. Есть многострочный вывод названий колонок, а названий строк нет.

 

Оськина Ольга, olga_oskina@rabota-na-rezultat.ru.