Общие принципы
Журналы
Операции и документы

Проводки
Складские проводки в Аксапте
Заказы и закупки в Аксапте

Часто приходят вопросы с просьбой рассказать о том, как устроена Аксапта. Последнее письмо было от Владимира. Цитирую:

К сожалению, на доступных ресурсах (axforum, mazzy.ru, да и в самой документации) нет четкого детального описания основных принципов построения системы (или на настоящем уровне знакомства с системой просто неясно).

Т.е. на примере 1С (т.к. есть большой опыт): 1С - документоориентированная система, при проведении документа формируются движения и проводки в механизмах учета, коих в 1С два - регистры и проводки (журналы расчета не берем). При проведении документа формируются проводки в журнале проводок, либо движения по регистрам (хотя документ может и не формировать проводок - например, калькуляционная карта). Проводки фиксируются в журнале проводок, документ регистрируется в общем журнале документов (и в дополнительных журналах при необходимости), движения в регистре.

Теперь ситуация с Axapta: есть главная книга или журнал(General Ledger), в которой фиксируются проводки, с указанием дополнительной аналитики. Правильно ли я понял, что в базовой версии реализовано 3 уровня аналитики(dimension) и при этом эта аналитика одна для всех счетов (в то время как в 1С можно в рамках одной конфигурации количество уровней аналитики фиксировано- не более 5, а обычно 3, но при этом для разных счетов можно указать разную аналитику,т.е. субконто в их терминологии)? Для реализации складского учета используется аналогичный механизм(журналы), записи в которых формируются соответствующими документами. Так ли это?

Поскольку я сам раньше работал с 1С, и вопросы приходят от 1С-ников, я решил написать один раз статью о соответствии терминов в 1С и в Аксапте.

 

Общие принципы

Прежде всего согласен, что описания принципов работы нет. Все дело в том, что Аксапта - типичная западная учетная программа. Принципы работы Аксапты ничем не отличаются от принципов работы других западных программ. На самом деле, принцип работы 1С также мало отличается от работы западных программ. Разница, в основном, терминологии.

И в Аксапте, и в 1С существуют журналы, документы, строки документов и проводки, которые порождаются документами. В любой программе содержание проводок отличается от содержания первичной информации. В 1С:Бухгалтерии этот факт тщательно прячется. Но если посмотреть на движения регистров (проводки по регистрам), то это сразу станет очевидно.

Итак общая схема:

  1. Человек выбирает из различных типов документов некоторый тип документа
  2. Создает новый документ или редактирует уже существующий документ выбранного типа
  3. Заполняет документ данными в удобном для человека виде
  4. Завершает редактирование и нажимает кнопку ОК или Разнести
  5. Система создает на основании документа проводки
  6. Человек получает обратную связь, используя отчеты по проводкам

Разница, в основном, в терминологии.

Есть еще одна существенная разница. В 1С можно открыть и исправить уже проведенный документ. В 1С это штатная возможность. В этом случае старые проводки 1С автоматически удалит и создаст новые. Возможно, совсем другие и по другим регистрам. В западных программах разноска документа означает, что он принят к учету и проводки этого документа могут использовать другие пользователи. Поэтому западные программы никогда не позволяют исправлять уже разнесенные документы. Западные программы дают возможность ввести сторно и правильный документ. В результате, в системе остаются все проводки - и неправильные и сторно, и корректные. Т.е. обеспечивается "аудиторский след". Аудиторский след - обязательная функция для любой западной программы. Такая же обязательная как и корреспонденция для российской программы.

 

Журналы

Журналы - содержат список документов разного типа. Тип документа - Оплата, Приходники, Расходники, Авансовые отчеты, Накладные, Счета-фактуры.

Журналы главной книги в Аксапте

Журналы модуля Расчеты с клиентами в Аксапте

Журналы в 1С:Бухгалтерия

 

Аксапта

Все журналы настраиваются не средствами разработки. Все журналы используют одинаковый принцип. Журналы отличаются только типом. Тип определяет алгоритм разноски и внешний вид журнала.

Настройка журналов в Аксапте

 

Журналы бывают специализированные (обычные), общие и дополнительные.

Настройка журналов в 1С

 

Журналы показывают документы определенного типа.

Документы в журнале Аксапты

 

В специализированном журнале показываются документы заранее заданного вида. В специализированных журналах 1С позволяет показывать реквизиты из шапки документа.

Документы в журнале 1С

 

При открытии журнала Аксапта показывает только не разнесенные документы соответствующего типа, доступные для пользователя.

 

При открытии журнала 1С показывает все документы соответствующего типа за указанный период.

 

Средствами разработки уже определено несколько возможных типов журналов. К этим типам уже привязаны специализированные формы, алгоритмы разноски и проверки данных. При настройке, можно ввести несколько журналов с разными наименования с одним и тем же типом. Например, можно задать несколько журналов с типом "Клиентский платеж".

Типы журналов в Аксапте

Тип журнала напоминает вид документа в 1С.

Специализированный журнал полностью задается в конфигураторе и не может быть изменен пользователем. Каждый документ может присутствовать только в одном специализированном журнале.

Чтобы один документ показать в нескольких журналах, нужно пользоваться дополнительными журналами.

Администратор может задать:

  • параметры по умолчанию для каждого журнала,
  • разрешенные значения,
  • может указать права доступа для каждого журнала.

Таким образом, можно настроить несколько вариантов "клиентских платежей" для разных пользователей. Один пользователь вводит клиентские платежи в журнал "платежи через кассу", другой пользователь вводит клиентские платежи в журнал "платежи через банк1", третий - "платежи через банк2", четвертый - "платежи в валюте" и т.п.

Заметим, что большинство западных систем позволяют скрыть журналы, на которые нет прав доступа. Т.е. пользователь может вообще не увидеть, что такие журналы и документы есть в системе.

 

Администратор может задавать права доступа к специализированному журналу.

Если некоторые расходники надо скрыть от некоторых пользователей, то придется добавлять документ Расходник2.

 

То, что в Аксапте называется "Общий журнал", соответствует журналу операций в 1С. Общий журнал в западных программах содержит ручные "прочие" проводки. Причем "прочие" проводки, как правило, только финансовые.

 

В 1С бывают общие журналы. В общих журналах 1С показывает документы всех типов.

В общих журналах можно показывать только общие реквизиты.

 

В Аксапте в журналах есть функция одобрения. Предполагается, что есть две роли - оператор и ответственный сотрудник. Задача оператора ввести данные, используя журналы со значениями по умолчанию. Задача ответственного сотрудника - одобрить введенные данные. Если механизм одобрения для журнала включен, то документ нельзя разнести до тех пор пока документ не будет одобрен.

 

Стандартного механизма одобрения в 1С нет.

 

Таким образом, понятия журналов в 1С и в Аксапте почти совпадают. Конечно, есть технические отличия. Но принцип журналов одинаков.

 

Операции и документы

Далее начинается самое интересное и основная путаница в терминологии.

В 1С документ - это инструмент, который позволяет ввести информацию в удобном для пользователя виде. В 1С документы имеют шапку и табличную часть. Предполагается, что в шапке указываются общие для всех строк параметры. Однако в шапке документа могут указываться и параметры, не относящиеся к строкам. Например, изменение операции, учет авансов, запрет или разрешение дополнительных действий и т.п.

Шапка документа в 1С

 

В табличной части документов указывается детальная информация по строкам документа.

Табличная часть документа в 1С

 

1С "знает" как по каждому документу создать бухгалтерские проводки и движения по регистрам. К проводкам вернемся позже, пока заметим, что представление информации в документе мало похоже на проводки и на результирующие движения. Повторю, что документ позволяет ввести информацию в удобном для пользователя виде.

В 1С существует специальный документ "Операция". Задача этого документа позволить ввести информацию в виде бухгалтерских проводок. Этот документ специально предназначен, чтобы на входе и выходе было одно и то же - бухгалтерские проводки. Этот документ специально предназначен для пользователей-бухгалтеров. Пользователь должен знать бухгалтерский язык, чтобы успешно работать с документом "Операция".

 

В Аксапте, также есть понятие документа. В Аксапте, как и в любой западной программе, используется механизм многострочных проводок. Вот пример многострочной проводки:

Тип строки Параметры Дт Кт Комментарий Счет
Расчеты с поставщиками поставщик   110 руб.   60
Скидки скидка   10 руб.   84
Товары товар1 30 руб.   первая строка накладной 41
Товары товар2 50 руб.   вторая строка накладной 41
Материалы материал 20 руб.   третья строка накладной 10
НДС НДС 20 руб.   Если НДС с разными ставками, то будет столько строчек, сколько различных налогов 19

Заметим, что в многострочной проводке каждая строка содержит определенные параметры:

Заметим, что в многострочной проводке различные параметры никогда не дублируются.

Такое представление приводит к тому, что в журналах нет необходимости в понятии "Шапка", "Табличная часть". Таким образом, в западных программах запись документа практически совпадает с записью финансовой проводки. Именно поэтому, в западных программах редко возникает необходимость в специальном виде документа "Операция" для ввода бухгалтерских проводок!

Документ в Аксапте

 

В данном случае, Аксапта автоматически рассчитывает сумму НДС. Причем Аксапта умеет обрабатывать сумму включая налоги, а также начислять налоги "сверху".

Обратите внимание, что пользователь не должен вводить бухгалтерские счета! Пользователь должен указать тип строки. В зависимости от типа строки и введенных параметров система сама определит на какой бухгалтерский счет надо сделать проводку. Так в приведенном примере, тип первой строки - поставщик. Счет поставщика Аксапта устанавливает автоматически.

Немного о путанице с терминологией.

Обратите внимание, как Аксапта определяет, что строки принадлежат одному документу. Строки содержат один код документа - ПА342. В международной версии этот код называется Voucher. При локализации разработчики побоялись ассоциаций с Чубайсом и перевели этот код как Документ ГК. В результате в Аксапте документ - это и код, и финансовый документ, и документы-оригиналы (накладные, счета-фактуры).

Еще одна путаница связана с многострочными проводками. Аксапта позволяет вводить в журнал несколько документов. Кнопка "Разнести" обрабатывает все документы. Это является непривычным для российских пользователей. Российские пользователи привыкли работать с однострочными проводками, когда обязательно указывается счет дебета и счет кредита. Надо сказать, что при локализации программисты MSBS усиленно "боролись" с многострочными проводками и победили. Но! В результате использования однострочных проводок. каждая строка с дебетом и кредитом воспринимается Аксаптой как отдельный документ, связь между строками теряется. В этом случае, вместо естественной для Аксапты связи через Voucher (Документ ГК) специалисты пытаются использовать противоестественную связь через номер журнала.

Путаница проявляется и в нумераторах для журналов и ваучеров. Обратите внимание, что в демонстрационном примере используется один нумератор. Я сохранил нумератор когда делал скриншот. Обратите внимание, что журнал имеет код ПА282, а документ ПА342. Не делайте так в боевых условиях. Так вы только себя запутаете.

 

Таким образом, и в 1С, и в Аксапте существует понятие документ. В Аксапте, все документы попадают в журналы. Документы в Аксапте сильно связаны с многострочными проводками, поэтому не имеют параметров "шапки".

 

Проводки

Все системы автоматизации позволяют пользователям ввести информацию и имеют средства для автоматической генерации новой информации. Как правило, для ввода используются документы. Как правило, на основании документов автоматически генерируются проводки.

Комментарий: В общем случае, проводки могут генерироваться не только на основании документов. Например, расчет курсовой разницы не требует ввода информации от пользователя.

Поэтому отчеты, как правило строятся не на основании документов, а на только основании проводок.

Комментарий: практически все западные программы позволяют безболезненно удалять исходный документ после разноски, поскольку ВСЯ информация, необходимая для отчетов, содержится в проводках.

 

Таким образом, проявляется следующая общая схема:

Пользователь => Документ => Проводки => Отчеты

В чем же сложности?

Прежде всего, снова в терминологии. То, что в 1С называется "Движения регистров" - на самом деле тоже проводки!

Во-вторых, проводки в общем случае мало напоминают исходный документ введенный пользователем. Проводок может быть больше, чем строк в документе, а может быть меньше. Проводки могут затрагивать разные модули, регистры, таблицы. Это непривычно для пользователей 1С:Бухгалтерии, для которых соответствие специально сделано прямолинейным. Но посмотрите на отчет по проводкам и движениям регистров в Торговле.

Бухгалтерские проводки по документу в 1С

Проводки по регистрам в 1С

 

Обратите внимание, что соответствие между данными исходного документа и данными в регистрах уже не является однозначным и прямолинейным. Сравните с проводками в Аксапте.

Проводки в Аксапте

 

И там, и там проводки мало напоминают исходный документ. Однако проводки содержат всю информацию, которая необходима для составления отчетов и для дальнейших автоматических действий.

В чем отличие? В Аксапте штатными средствами нельзя изменить уже созданные проводки. Т.е. если документ разнесен и проводки созданы, то документ изменить уже нельзя. В 1С существует целый комплекс средств для перепроведения документов.

Что получается в результате? В Аксапте разноска действительно эквивалентна электронной подписи. Как только пользователь выполнил разноску, так сразу его действия фиксируются и последствия могут использоваться другими пользователями. Например, менеджер отдела продаж разнес документ по продаже, система автоматически запланировала приход денежных средств, а менеджер отдела закупок может запланировать оплату поставщику. Таким образом, разноска документа как правило влечет за собой целый веер событий и решений в системе и на предприятии. Если менеджер отдела продаж хочет исправить свой документ, то он должен сделать сторно и создать новый правильный документ . (естественно есть средства для того, чтобы выполнить эти операции быстро). В результате в системе остаются ВСЕ проводки и всегда можно выяснить на основании чего были приняты те или иные решения. Такой функционал называется "аудиторский след". Аудиторский след обязателен для любой западной учетной программы. Также обязателен, как у нас корреспонденция.

В 1С же любой документ в любой момент может быть исправлен. В результате в системе могут возникнуть состояния, когда совершенно непонятно почему были предприняты те или иные действия. Например, если тот же менеджер отдела продаж резко уменьшил сумму продажи, то становится совершенно непонятно на каком основании менеджер отдела закупок запланировал платеж поставщику.

 

Складские проводки в Аксапте

В Аксапте есть исключение в механизме журналов и документов. В складских журналах складские проводки создаются не в момент разноски, а сразу как только вводится строка! До разноски документа складские проводки получают статус "Заказано" или "Зарезервировано". Пусть это вас не вводит в заблуждение. Эти статусы являются предварительными и могут быть отменены. Действительно необратимый статус складские проводки получают только после раноски складского документа.

Таким образом, в складских журналах используется обычный механизм документов с расширенной функциональностью. В складских журналах фиксируется не только событие разноски, но и события создания/удаления строки.

 

Заказы и закупки в Аксапте

Есть еще одна сложность для пользователей Аксапты. В Аксапте есть заказы и закупки. Многие воспринимают их как документы.

Внимание! Заказы и закупки не являются документами! Документы создаются на основании заказов и закупок.

В 1С отдаленным аналогом может служить документ "Счет", на основании которого создаются накладные и счета-фактуры. Однако это очень отдаленный и бедный аналог.

 

Буду рад Вашим замечаниям и предложениям.
Мазуркин Сергей, mazzy@mazzy.ru.